Ce que vos équipes sauront faire.
- Paramétrer des règles, catégories et dossiers de recherche pour trier automatiquement les messages.
- Appliquer une méthode de traitement des messages par lots (traiter, déléguer, planifier, archiver).
- Utiliser modèles, actions rapides et réponses automatiques pour réduire les tâches répétitives.
- Planifier, partager et déléguer un agenda, et organiser une réunion avec l'assistant de planification.
- Bloquer du temps pour ses priorités et transformer un message en tâche suivie.
Programme détaillé
- 01
Une boîte de réception maîtrisée — Affichage, boîte de réception Prioritaire, conversations
- 02
Une boîte de réception maîtrisée — Règles de tri, catégories, indicateurs de suivi
- 03
Une boîte de réception maîtrisée — Dossiers de recherche et recherche avancée
- 04
Une boîte de réception maîtrisée — Méthode de traitement par lots
- 05
Une boîte de réception maîtrisée — Archivage et nettoyage
- 06
Moins de tâches répétitives — Modèles de messages et QuickParts
- 07
Moins de tâches répétitives — Actions rapides
- 08
Moins de tâches répétitives — Réponses automatiques d'absence
- 09
Moins de tâches répétitives — Transformer un message en tâche ou en rendez-vous
- 10
Moins de tâches répétitives — Suivi des relances
- 11
Agenda et priorités — Rendez-vous, réunions, périodicité
- 12
Agenda et priorités — Assistant de planification et disponibilités
- 13
Agenda et priorités — Partage et délégation d'agenda
- 14
Agenda et priorités — Blocs de temps pour les priorités ; matrice urgent/important
- 15
Agenda et priorités — Préparer une semaine type
PROTOCOLE // APPRENDRE
Méthodes
Pratique directe sur la messagerie de chaque participant. Exercices chronométrés de traitement de messages. Échanges sur les pratiques de l'équipe. Fiche méthode remise à chaque participant.
PROTOCOLE // MESURER
Évaluations
Pendant : vérification des règles, test des modèles et actions rapides. En fin de formation : semaine planifiée sur grille et quiz de dix questions. Questionnaire de satisfaction à chaud.
ACCESSIBILITÉ // ADAPTATION
Une solution construite avec vous.
Les besoins d'aménagement sont étudiés avant la session avec notre référent handicap.
CADRE // INFORMATIONS VÉRIFIABLES
Préparer la formation sans zone d’ombre.
Reconnaissance délivrée
Attestation de fin de formation et certificat de réalisation. Cette formation ne prépare pas à une certification enregistrée au RNCP ou au répertoire spécifique.
Financement
Financement possible par l'entreprise ou son OPCO selon les règles applicables et après accord écrit. Aucune prise en charge n'est garantie avant cet accord.
Positionnement et adaptation
Questionnaire avant la session : volume de messages, usages de l'agenda, version d'Outlook (classique ou nouvelle), difficultés principales.
Déroulement et moyens
Dates, horaires, lieu ou accès à distance sont confirmés dans la convocation. Le livret d'accueil, le règlement et les contacts utiles sont transmis avant la session.
Un ordinateur par participant avec Outlook et sa propre boîte. En classe virtuelle : connexion stable, webcam et micro. Droits de création de règles sur la messagerie.
CANAL DIRECT // RAPPEL
Adaptons cette mission à votre entreprise.
Public, objectifs, contraintes et modalités : un échange court suffit pour cadrer la prochaine étape.